Verständnis von Compliance in der REVG

Unter Compliance, also Regelkonformität, verstehen wir in der REVG mbH die Einhaltung von gesetzlichen und internen Vorgaben sowie die Förderung einer starken Vertrauenskultur. Es ist eine Präventionsmaßnahme zur Vermeidung von zivilrechtlichen Haftungsansprüchen, Bußgeldern und insbesondere zur Vermeidung von negativer Berichterstattung und Imageschäden. Des Weiteren dient Compliance dem Schutz der REVG mbH und deren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Ziel ist ein regel- und gesetzeskonformes sowie ethisch einwandfreies Verhalten.

Damit Compliance-Vorfälle frühzeitig aufgedeckt werden können und eine eventuelle Schadensabwendung bzw. Schadensminderung möglich wird, ist ein entsprechende Ombudsstelle bzw. ein Hinweisgebersystem eingerichtet. Die Ombudsstelle stellt als neutrale Meldestelle eine Komponente des Hinweisgebersystems dar.

Bedeutung der Ombudsstelle

Die REVG mbH hat im Jahr 2021 eine Ombudsstelle eingerichtet.

Die am 16. Dezember 2019 in Kraft getretene EU-Hinweisgeberrichtlinie soll den Schutz von Hinweisgebenden auf ein EU-einheitliches Niveau bringen. Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist die deutsche Umsetzung dieser Richtlinie und tritt am 02.07.2023 in Kraft.  Es hat insbesondere den Schutz von Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese melden, im Fokus. Es untersagt jegliche Repressalien gegenüber hinweisgebenden Personen und verpflichtet Unternehmen, sichere Kanäle für die Meldung von Missständen einzurichten. Die REVG mbH kommt mit der Einrichtung der Ombudsstelle, für Hinweise, die die REVG mbH betreffen, dieser Forderung bereits nach.

Hinweisgebende können sich vertraulich an den unabhängigen Anwalt Herrn Anastasios Papadopoulos wenden. Im Vordergrund stehen Hinweise auf Verdachtsfälle von möglichen Compliance-Verstößen, wie beispielsweise Korruption oder andere sogenannte dolose - also schädigende - Handlungen. Durch die anwaltliche Verschwiegenheitspflicht ist sichergestellt, dass die Identität der Hinweisgebenden geschützt ist. In der REVG mbH werden keine Handlungen geduldet, die sich gegen Mitarbeitende richten, die in gutem Glauben Hinweise auf mögliche Compliance-Verstöße gemeldet haben.

Auf Grundlage eines Mandats steht der Vertrauensanwalt in regelmäßigem Austausch mit dem Fachbereich Unternehmensorganisation bzw. der mit „Compliance“ beauftragten Personen in der REVG mbH. Er nimmt vertrauliche Hinweise auf mögliche Gesetzes- oder Richtlinienverstöße im Zusammenhang mit der REVG mbH entgegen. Durch die anwaltliche Verschwiegenheitspflicht sowie dem Zeugnisverweigerungsrecht und dem Beschlagnahmeverbot anwaltlicher Unterlagen ist insbesondere die Identität der Hinweisgebenden geschützt, auch gegenüber der REVG mbH selbst, wenn dies gewünscht ist. Dadurch riskieren die Hinweisgebenden keine Benachteiligungen oder Repressalien und verstoßen gleichzeitig nicht gegen ihre arbeitsrechtliche Treuepflicht. Die REVG mbH hingegen kann die übermittelten Hinweise intern verfolgen und somit gegebenenfalls schadenregulierende Maßnahmen ergreifen.

Vorgaben, die sich aus der DSGVO ergeben, werden dabei zu jeder Zeit eingehalten.

Kontakt

Die unabhängige Ombudsstelle der REVG mbH steht jederzeit für Hinweisgebende zur Verfügung. Hinweise werden in jedem Fall streng vertraulich behandelt und können auch anonym erfolgen.

Meldungen bei der Ombudsstelle können sowohl in mündlicher als auch in Textform sowie auf Wunsch auch in persönlicher Weise erfolgen.

Compliance Officer

Anastasios Papadopoulos
Oststr. 11-13
50996 Köln
Mobil: 0151-51009177
E-Mail: complianceofficer@peritux.com

Verarbeitung von Hinweisen

Sofern die Meldung nicht anonym erfolgt, erhält jeder Hinweisgebende innerhalb von 7 Tagen eine Eingangsbestätigung durch die Ombudsstelle. Diese stellt sicher, dass die Meldung geprüft und evtl. Folgemaßnahmen in die Wege geleitet werden. Darüber hinaus informiert sie die hinweisgebende Person innerhalb von 3 Monaten über die ergriffenen Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese.

Externe Meldestellen

Neben dem internen Meldeprozess stehen allen Hinweisgebenden alternativ auch externe Meldeverfahren zur Verfügung. Dabei steht es hinweisgebenden Personen grundsätzlich frei, ob sie sich an die eingerichtete Ombudsstelle oder eine externe Meldestelle wenden. § 7 Absatz 1 HinSchG empfiehlt jedoch zunächst bei solchen Fällen, in denen wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und keine Repressalien zu befürchten sind, den internen Meldeprozess zu bevorzugen.

Eine zentrale externe Meldestelle ist beim Bundesamt für Justiz (BfJ) eingerichtet worden.

Daneben stehen weiterhin die Meldesysteme bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) sowie beim Bundeskartellamt als weitere externe Meldestellen mit Sonderzuständigkeiten zur Verfügung. 

Öffentlichkeit

Sich als hinweisgebende Personen mit Informationen über Verstöße an die Öffentlichkeit zu wenden (etwa über Presse, Social Media oder sonstige Medien), ist gesetzlich nur unter den engen Voraussetzungen des § 32 HinSchG gestattet. Die hinweisgebende Person ist im Falle der Meldung eines Verstoßes an die Öffentlichkeit nur dann durch das HinSchG geschützt, wenn sie sich zuvor erfolglos an eine externe Meldestelle gewendet hat oder Gefahr für die Allgemeinheit droht.